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請求書を作成するたびに、Excelや別のファイルで管理していませんか？
請求書は作成して終わりではありません。発行後には、売上の記録、支払期限の確認、入金状況の管理なども必要になります。
会計ソフトや請求書サービスを活用すれば、請求書の作成から売上・入金の管理までをまとめて進められる場合があります。
この記事では、会計ソフトで請求書を作成・管理する基本的な流れと、初心者が知っておきたい注意点を分かりやすく解説します。
会計ソフトで請求書を作成・管理できる？
会計ソフトの中には、請求書の作成や発行、売上の記録、入金管理まで対応できるものがあります。
ただし、すべての会計ソフトが同じ機能を備えているわけではありません。会計ソフト本体に請求書機能が含まれている場合もあれば、別の請求書サービスと連携して使う場合もあります。
そのため、会計ソフトを選ぶときは、単に「請求書を作れるか」だけでなく、次の点まで確認することが大切です。
- 請求書を作成・発行できるか
- 請求書の控えを保存・管理できるか
- 売上データを会計ソフトへ連携できるか
- 支払期限や未入金を確認できるか
- 銀行口座の入金明細と照合できるか
- 利用中のプランで必要な機能を使えるか
💡 Meltiny編集部のワンポイント
「請求書を作成できること」と「入金まで管理できること」は別です。請求書作成後の売上・入金管理まで行いたい場合は、連携機能や入金管理機能も確認しましょう。
会計ソフトで請求書を作成する基本の流れ
請求書を作成するときは、一般的に次のような流れで進めます。
- 請求先の情報を登録する
- 請求内容や金額を入力する
- 請求日・支払期限などを設定する
- 請求書の内容を確認する
- 請求書を発行・送付する
- 請求書の控えを保存する
1. 請求先の情報を登録する
まずは、請求先となる取引先の情報を登録します。
- 会社名・屋号・氏名
- 住所
- 担当者名
- メールアドレス
- 請求先の登録番号など、必要な情報
取引先情報を登録しておくと、請求書を作成するたびに同じ内容を入力する手間を減らせます。
2. 請求内容や金額を入力する
次に、提供した商品やサービスの内容、数量、単価、金額などを入力します。
作業内容が複数ある場合は、項目ごとに分けて記載すると、取引先が請求内容を確認しやすくなります。
入力内容に誤りがあると、再発行や訂正の手間が発生するため、金額・数量・宛名などを確認してから発行しましょう。
3. 請求日・支払期限などを設定する
請求書には、請求日や支払期限などを設定します。
支払期限は、取引先との契約や事前の取り決めに沿って設定する必要があります。自分の判断だけで支払期限を変更しないように注意しましょう。
4. 請求書の内容を確認する
発行前に、次の項目を確認します。
- 請求先の名前や住所に誤りがないか
- 請求金額や数量が正しいか
- 消費税の計算が正しいか
- 請求日と支払期限が正しいか
- 振込先や支払方法に誤りがないか
- 必要な記載項目が不足していないか
適格請求書を発行する場合は、インボイス制度に対応した記載項目も確認しましょう。
5. 請求書を発行・送付する
内容を確認したら、請求書を発行して取引先へ送付します。
サービスによっては、メール送付やオンライン共有、郵送などに対応しています。利用できる送付方法は、契約中のサービスやプランによって異なる場合があります。
6. 請求書の控えを保存する
発行した請求書は、後から確認できるように保存しておきます。
会計ソフトや請求書サービスによっては、発行履歴や請求書一覧から過去の書類を確認できます。保存方法や保存期間については、電子取引に関するルールも含めて確認が必要です。
請求書を発行した後の売上管理
請求書を発行した後は、売上と入金を分けて管理する必要があります。
請求書を発行した時点で、必ずしも銀行口座へ入金されたわけではありません。請求済み・未入金・入金済みの状態を区別して管理しましょう。
請求書を発行しただけでは入金済みにならない
請求書を発行すると、取引先に支払いを依頼した状態になります。しかし、実際の入金は支払期限より後になることもあります。
そのため、請求書の発行状況と、銀行口座への入金状況は別々に確認することが大切です。
💡 Meltiny編集部のワンポイント
請求書の発行は「支払いを依頼した状態」であり、入金が完了した状態ではありません。請求済み・未入金・入金済みを分けて確認することが大切です。
売上と入金を分けて管理する
掛け取引では、売上が発生した日と、実際に代金が入金される日が異なる場合があります。
会計上の処理では、売上の発生と入金を分けて記録することがあります。具体的な計上時期や仕訳方法は、取引内容や申告方法などによって異なるため、必要に応じて税理士や税務署へ確認しましょう。
未入金の請求書を確認する
入金管理機能に対応したサービスでは、未入金の請求書を一覧で確認できる場合があります。
未入金の請求を把握できれば、支払期限が近い取引や、期限を過ぎても入金されていない取引を確認しやすくなります。
入金されたら消込・入金処理を行う
銀行口座へ入金されたら、該当する請求や売掛金と照合して、入金処理を行います。
銀行口座を会計ソフトと連携している場合は、入金明細を取得して、登録済みの売上や売掛金と紐づけられることがあります。
ただし、自動照合が利用できるかどうかや、どこまで自動化できるかはサービスによって異なります。入金額や振込名義を確認してから登録しましょう。
請求書の作成から入金確認までの流れ
| 段階 | 主な作業 |
|---|---|
| ① 請求内容の準備 | 取引先・商品・サービス・金額を確認する |
| ② 請求書の作成 | 請求日・支払期限・振込先などを入力する |
| ③ 請求書の発行 | 内容を確認して取引先へ送付する |
| ④ 売上の記録 | 必要に応じて売上や売掛金を会計ソフトへ登録する |
| ⑤ 支払期限の管理 | 未入金の請求書や期限を確認する |
| ⑥ 入金確認 | 銀行口座などで実際の入金を確認する |
| ⑦ 入金処理 | 該当する売掛金などと照合して処理する |
会計ソフトで請求書を管理するメリット
請求書と売上情報をまとめて管理しやすい
請求書の情報と会計データを連携できるサービスなら、請求書を作成した後に同じ内容を再入力する手間を減らせます。
入力や転記の回数を減らすことで、作業の負担や入力ミスの防止につながります。
入金漏れや確認漏れに気づきやすい
請求書のステータスや未入金一覧を確認できるサービスでは、まだ入金されていない請求を把握しやすくなります。
請求書を発行した後に管理を忘れてしまうことを防ぎ、回収状況を確認するきっかけになります。
過去の請求書を探しやすい
請求書を一覧で管理できれば、取引先名や発行日などから過去の書類を確認しやすくなります。
取引先から再送を依頼された場合や、過去の請求内容を確認したい場合にも役立ちます。
経理作業をまとめやすい
請求書作成、売上記録、銀行口座の入金確認などを同じサービス群で管理できると、複数の画面やファイルを行き来する回数を減らしやすくなります。
本業が忙しい個人事業主や、経理作業に時間をかけにくい人にとって、日々の管理を続けやすくなる点がメリットです。
請求書の管理とあわせて、銀行口座の入出金も整理したい場合は、次の記事も参考になります。
会計ソフトで請求書を管理するときの注意点
請求書の発行日と入金日は異なる
請求書を発行した日と、取引先から代金が入金される日は異なります。
請求書を発行しただけで入金済みと判断せず、実際の入金明細を確認しましょう。
売上計上のタイミングを確認する
売上をいつ計上するかは、請求書を発行した日や入金日だけで決まるとは限りません。
取引の内容や契約、会計処理の方法によって判断が必要になるため、不明な場合は税理士や税務署などに確認してください。
請求書の内容に誤りがないか確認する
請求金額、宛名、支払期限、振込先などに誤りがあると、取引先への再連絡や再発行が必要になる場合があります。
発行前の確認作業を習慣にしておくと、後から修正する手間を減らせます。
電子で発行・受領した書類の保存方法に注意する
請求書を電子データで発行・受領する場合は、電子帳簿保存法などのルールが関係することがあります。
保存方法や検索要件などは、取引の形態や保存する書類によって異なります。最新の制度内容は、国税庁の公式情報を確認しましょう。
利用プランによって機能が異なる場合がある
請求書作成、入金管理、銀行口座連携、自動消込などの機能は、サービスや契約プランによって利用条件が異なる場合があります。
申し込む前に、必要な機能が利用中のプランに含まれているか確認してください。
請求書管理に対応した主なサービス
請求書の作成や会計連携に対応したサービスには、次のようなものがあります。
freee会計・freee請求書
freeeでは、請求書の作成・発行に加えて、会計との連携や入金管理に対応した機能が用意されています。
freee請求書では、請求や入金のステータスを管理できます。また、freee会計と連携することで、売掛金や入金管理を行える仕組みがあります。
請求書の作成だけでなく、売上・入金までまとめて管理したい人は、freee請求書とfreee会計の連携範囲を確認するとよいでしょう。
マネーフォワード クラウド請求書・クラウド会計
マネーフォワード クラウド請求書は、マネーフォワード クラウド会計・確定申告と連携して利用できます。
公式ヘルプでは、請求書の作成に伴って売掛発生の仕訳や入金予定の仕訳を連携し、実際の入金時に入金処理を行う流れが案内されています。
請求書の発行から会計処理までを連携したい場合は、仕訳の作成タイミングや入金処理の方法を確認しておきましょう。
弥生会計・Misoca
弥生では、請求書作成サービスのMisocaと会計ソフトを連携して利用できます。
弥生の公式情報では、Misocaで作成した請求データを会計ソフトへ取り込み、自動仕訳などによって請求業務から記帳までの作業を効率化できると案内されています。
やよいの青色申告 オンラインでも、Misocaから発行した請求書を会計データへ連携できる仕組みがあります。
会計ソフトと請求書専用サービスの違い
請求書を作成する方法には、会計ソフトを使う方法と、請求書専用サービスを使う方法があります。
| 比較項目 | 会計ソフト | 請求書専用サービス |
|---|---|---|
| 請求書作成 | 対応しているサービスがある | 主な機能として対応 |
| 売上管理 | 会計データと連携しやすい | サービスによって異なる |
| 入金管理 | 対応機能や連携方法によって異なる | 対応範囲はサービスによって異なる |
| 確定申告・決算 | 会計処理までまとめやすい | 別途会計ソフトが必要になる場合がある |
| 向いている使い方 | 請求から経理までまとめたい | 請求書作成を中心に使いたい |
請求書の発行数が少なく、作成だけできればよい場合は、請求書専用サービスが使いやすいこともあります。
一方で、請求書の作成だけでなく、売上・仕訳・入金まで一つの流れで管理したい場合は、会計ソフトとの連携を確認するとよいでしょう。
請求書管理に会計ソフトを使うべき人
- 請求書と会計データをまとめて管理したい人
- Excelや紙での管理を減らしたい人
- 売上や未入金の状況を確認したい人
- 銀行口座の入金明細と照合したい人
- 確定申告に向けて日々の取引を整理したい人
- 請求書の発行履歴を探しやすくしたい人
請求書専用サービスを検討してもよい人
- 請求書の作成・送付だけが主な目的の人
- 会計処理は別の方法で行っている人
- 請求書の発行数が少ない人
- 会計ソフトに多くの機能を求めていない人
ただし、請求書専用サービスでも会計ソフトと連携できる場合があります。請求書作成だけで判断せず、必要な連携機能まで確認しましょう。
よくある質問
会計ソフトで請求書を作成できますか？
請求書作成に対応した会計ソフトであれば作成できます。ただし、請求書機能の有無や利用できる範囲はサービス・プランによって異なります。
請求書を発行すると自動的に売上になりますか？
サービスによって異なります。請求書の発行に伴って売上や売掛金の仕訳が作成されるものもありますが、確認や登録が必要な場合もあります。
入金確認も会計ソフトでできますか？
入金管理や銀行口座連携に対応したサービスであれば、入金明細の取得や売掛金との照合ができる場合があります。自動化の範囲はサービスごとに確認してください。
請求書専用サービスだけでも問題ありませんか？
請求書の作成・送付だけが目的であれば、請求書専用サービスが合う場合もあります。ただし、売上や経費、確定申告のための会計処理は別途必要になることがあります。
個人事業主でも請求書管理は必要ですか？
個人事業主でも、取引先へ請求書を発行する場合は、発行履歴や入金状況を管理しておくことが大切です。請求書の保存や会計処理については、取引内容や適用される制度を確認しましょう。
Meltiny編集部の結論
請求書を作成するだけなら請求書専用サービスでも対応できますが、売上・支払期限・入金確認まで一つの流れで管理したい人は、会計ソフトとの連携機能を確認することが大切です。
特に、請求書を発行した後の「未入金の確認」と「実際の入金処理」まで行えるかどうかで、日々の経理の進めやすさは変わります。
自分に必要なのが請求書作成だけなのか、会計処理や入金管理まで含めた業務全体なのかを整理してから、サービスを選びましょう。
まとめ
- 会計ソフトには請求書作成や管理に対応したサービスがある
- 請求書の発行と入金確認は別の作業として管理する
- 売上の記録、支払期限、未入金、入金処理まで確認することが大切
- 請求書機能や会計連携の範囲はサービス・プランによって異なる
- 請求書作成だけなら専用サービス、会計までまとめたいなら会計ソフトとの連携を検討する
会計ソフトを選ぶときは、請求書作成だけでなく、日々の経費入力や銀行口座との連携まで含めて確認すると、経理作業全体を整理しやすくなります。
請求書を作成するだけでなく、その後の売上・入金管理まで見据えて、自分の業務に合った方法を選びましょう。
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